Steuerliche Einordnung von Mobilitätsbudgets: Ein Leitfaden für Finanzverantwortliche

1. Was ist ein Mobilitätsbudget aus steuerlicher Sicht?

Ein Mobilitätsbudget ist ein vom Arbeitgeber bereitgestelltes Budget, das Mitarbeitende flexibel für ihre berufliche oder private Mobilität nutzen können. Im Gegensatz zu klassischen Mobilitätsleistungen wie Dienstwagen oder Tankgutscheinen, die steuerlich oft unflexibel sind, ermöglicht das Mobilitätsbudget eine individuellere Nutzung.
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Mobilitätsbudget vs. klassische Mobilitätsleistungen

Traditionell haben Unternehmen Mobilitätsangebote wie Dienstwagen, Tankkarten oder Jobtickets bereitgestellt. Diese sind jedoch oft mit hohem Verwaltungsaufwand und fixen Kosten verbunden. Ein Mobilitätsbudget hingegen bietet entscheidende Vorteile:

• Flexibilität: Mitarbeitende können selbst entscheiden, welche Verkehrsmittel sie nutzen.
• Kosteneffizienz: Arbeitgeber zahlen nur für die tatsächlich genutzte Mobilität, anstatt hohe Leasingraten für Dienstwagen zu tragen.
• Nachhaltigkeit: Unternehmen können steuerlich begünstigte, umweltfreundliche Verkehrsmittel fördern und ihren CO₂-Ausstoß senken.
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2. Steuerliche Behandlung von Mobilitätsbudgets für Unternehmen

a) Steuerfreie Mobilitätsleistungen

Unter bestimmten Voraussetzungen sind Mobilitätsleistungen für Unternehmen steuerfrei. Dies betrifft insbesondere folgende Bereiche:

• ÖPNV-Zuschüsse
  Arbeitgeber können Zuschüsse zum öffentlichen Nahverkehr steuer- und sozialversicherungsfrei gewähren, sofern diese zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden (§ 3 Nr. 15 EStG). Eine Entgeltumwandlung ist hier jedoch ausgeschlossen.
• Fahrrad- und E-Bike-Leasing
  Wird ein Dienstrad zusätzlich zum Lohn bereitgestellt, ist dies steuerfrei (§ 3 Nr. 37 EStG). Erfolgt die Finanzierung jedoch über Gehaltsumwandlung, greift die 0,25-%-Regelung auf den Bruttolistenpreis.
• Jobtickets
  Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für ein Jobticket, bleibt dies steuerfrei, wenn es zusätzlich zum Arbeitslohn gewährt wird (§ 3 Nr. 15 EStG). Allerdings wird die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers entsprechend gekürzt.
• Sachbezüge bis 50 Euro monatlich
  Mobilitätsbudgets können als steuer- und sozialversicherungsfreie Sachleistung gewährt werden, sofern sie die 50-Euro-Grenze nicht überschreiten (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Eine Barauszahlung oder Gehaltsumwandlung ist nicht steuerfrei.
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b) Pauschalversteuerung für Mobilitätsbudgets

Für bestimmte Mobilitätsformen kann eine Pauschalversteuerung angewendet werden, sodass Mitarbeitende die Zuwendungen steuer- und sozialversicherungsfrei erhalten. Der Arbeitgeber übernimmt dabei die Steuerlast und sorgt so für eine nettooptimierte Förderung der Mobilität.

Beispiele für pauschalbesteuerte Mobilitätsleistungen:

• ÖPNV-Zuschüsse bei Gehaltsumwandlung
  • 15 % Pauschalsteuer (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG, mit Anrechnung auf die Entfernungspauschale)
  • 25 % Pauschalsteuer (§ 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG, ohne Anrechnung auf die Entfernungspauschale)
• Fahrrad- und E-Bike-Leasing
  • 25 % Pauschalsteuer (§ 40 Abs. 2 Nr. 6 EStG) bei Überlassung anstelle eines Gehaltsbestandteils.
• Sachbezüge über 50 Euro
  • 30 % Pauschalsteuer (§ 37b Abs. 2 EStG) für Sachleistungen, die nicht als Geldbetrag ausgezahlt werden.
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3. Mobilitätsbudget als Instrument zur Nettolohnoptimierung

Ein steuerlich optimiertes Mobilitätsbudget kann Unternehmen helfen, Lohnnebenkosten zu reduzieren. Da steuerfreie und pauschalbesteuerte Leistungen nicht in die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge einfließen, profitieren sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmende.
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Beispielrechnung für ein 100-Euro-Mobilitätsbudget:

Versteuerung über reguläres Gehalt: Nettoauszahlung 55 €
Steuerfreies Mobilitätsbudget: Nettoauszahlung 100 €

Durch die richtige steuerliche Gestaltung kann ein Mobilitätsbudget somit kostenneutral oder sogar kostensparend für das Unternehmen sein.
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4. Welche Mobilitätskosten können über das Budget abgedeckt werden?

Ein Mobilitätsbudget kann, je nach steuerlicher Ausgestaltung, für folgende Kosten genutzt werden:

• ÖPNV-Tickets (Deutschlandticket, Monatskarten, Jobtickets)
• Fahrrad- und E-Bike-Leasing
• Carsharing- und Ride-Sharing-Dienste
• Tankkarten für Elektro- und Hybridfahrzeuge
• Mietwagen oder Taxi-Fahrten im beruflichen Kontext

Viele Unternehmen setzen Mobilitätsbudgets gezielt ein, um ihre Car Policy zu flexibilisieren und Dienstwagenkosten zu reduzieren.
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5. Digitale Verwaltung für mehr Effizienz

Die volle wirtschaftliche Effizienz eines Mobilitätsbudgets zeigt sich erst bei einer optimierten Verwaltung. Digitale Lösungen bieten hier entscheidende Vorteile:

• Automatisierte Buchhaltung und Lohnabrechnung
• Direkte Berücksichtigung steuerlicher Vorgaben
• Reduzierung des Verwaltungsaufwands für HR und Finance

Mit der cloudbasierten Plattform von fast2work können Unternehmen ihre Mobilitätsbudgets effizient verwalten, steuerliche Vorgaben automatisch einhalten und Mitarbeitenden eine einfache Nutzung ermöglichen.
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6. Mobilitätsbudgets zentral und automatisiert verwalten

Die steuerliche Gestaltung und Verwaltung von Mobilitätsbudgets kann komplex sein, insbesondere wenn verschiedene steuerliche Regelungen, individuelle Mitarbeitendenbedürfnisse und unterschiedliche Verkehrsmittel kombiniert werden. Hier setzt fast2work an: Unsere cloudbasierte Plattform automatisiert die gesamte Handhabung von Mobilitätsbudgets und reduziert den administrativen Aufwand für Finanzverantwortliche und HR-Abteilungen erheblich.

Durch digitale Prozesse können steuerliche Vorgaben automatisch berücksichtigt, Buchhaltung und Lohnabrechnung nahtlos integriert und die Nutzung für Mitarbeitende vereinfacht werden. Unternehmen profitieren so von einer schlanken, effizienten Abwicklung, die nicht nur Zeit spart, sondern auch Prozesskosten senkt.

fast2work sorgt für eine transparente, compliance-konforme Umsetzung und ermöglicht es Unternehmen, steuerliche Vorteile optimal zu nutzen, ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand zu erzeugen.
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6. Fazit: Steuerliche Vorteile mit Mobilitätsbudgets nutzen

Mobilitätsbudgets sind nicht nur ein modernes Benefit, sondern auch ein steuerlich optimierbares Instrument zur Reduktion von Lohnnebenkosten. Unternehmen können finanzielle Vorteile realisieren, während Mitarbeitende durch steuerfreie oder pauschalbesteuerte Mobilitätsangebote mehr Netto vom Brutto erhalten.

Für Finanzverantwortliche lohnt es sich, Mobilitätsbudgets als strategische Alternative zu klassischen Mobilitätslösungen zu prüfen – insbesondere, wenn steuerliche Vorteile genutzt werden sollen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen ein steuerlich optimiertes Mobilitätsbudget einführen kann? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!

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